¿Cómo preparar un programa académico en Edugogo para iniciar las clases? – Edugogo

Si su institución está configurando un nuevo programa académico o preparándose para comenzar un nuevo año escolar, es importante verificar que los programas, materias, contenidos, calendarios, profesores y estudiantes estén correctamente configurados antes del inicio de las clases.

Esta guía presenta una lista de verificación paso a paso para ayudarle a preparar su institución en Edugogo, gestionar las inscripciones y confirmar que los profesores y estudiantes puedan acceder a las funcionalidades correspondientes.

¿A quién está dirigida esta guía?

A administradores de instituciones educativas y personal autorizado para gestionar la configuración académica y las inscripciones en Edugogo.

1. Crear y configurar el programa académico

Antes de crear el calendario escolar o inscribir estudiantes, verifique que el programa académico esté configurado correctamente.

Crear el programa académico en Edugogo.
Verificar el nombre y la configuración general del programa.
Configurar los grados o períodos académicos correspondientes.
Configurar la cantidad máxima de créditos (materias) que un estudiante puede inscribir.
Configurar la cantidad de créditos (materias) requeridos para graduarse.
Configurar el costo del programa y su modalidad de pago.
Crear o verificar las materias correspondientes a cada grado o período.
Asignar un profesor guía a cada grado o período académico.
Configurar el flujo de inducción del estudiante, si corresponde (opcional).
Configurar los documentos que deben presentar los estudiantes, si corresponde (opcional).

Importante sobre los precios: Para configurar el precio de un programa, debe tener al menos una moneda previamente configurada en Edugogo.

¿Su institución ya tiene un programa configurado?

Antes de crear uno nuevo, revise la estructura del programa existente y verifique si puede reutilizarse para el nuevo período escolar.

2. Verificar los contenidos y las evaluaciones

Antes de comenzar las actividades académicas, asegúrese de que las materias cuenten con los contenidos y las evaluaciones correspondientes.

Para facilitar el cálculo de las calificaciones finales, recomendamos verificar que la suma de las ponderaciones de las evaluaciones de cada materia sea del 100 %.

Verificar que las materias tengan sus contenidos y temas configurados.
Confirmar que las evaluaciones estén creadas y asociadas a las materias correctas.
Verificar que la suma de las ponderaciones de las evaluaciones sea del 100 %.
Revisar las fechas de inicio y cierre de las evaluaciones, si se utilizarán fechas específicas.
Verificar el número de oportunidades establecido para cada evaluación.
Realizar o solicitar los ajustes de contenido educativo necesarios.

Importante: Si su institución requiere modificaciones, revisiones o incorporación de nuevos contenidos educativos, comuníquese con nuestro equipo de Contenido Educativo para evaluar la solicitud.

3. Crear y activar el calendario académico

El calendario académico permite organizar el período escolar, las fechas de inscripción y las secciones que participarán en las actividades académicas.

Crear el calendario correspondiente al nuevo período escolar dentro del programa académico.
Configurar las fechas de inicio y finalización de clases.
Configurar las fechas de apertura y cierre de inscripciones.
Crear las secciones adicionales para los grados que necesiten más de una sección.
Revisar la configuración del calendario.
Activar el calendario.
Confirmar que el calendario se encuentre activo.

¿Ya creó el calendario, pero no puede activarlo?

Verifique lo siguiente:

Que la configuración del calendario esté completa.
Que cada grado o período académico tenga asignado un profesor guía.
Que las fechas y demás datos requeridos estén correctamente configurados.

Importante: La asignación de un profesor guía a cada grado o período es un requisito que debe revisar si no puede activar el calendario.

Si después de realizar estas verificaciones continúa sin poder activarlo, comuníquese con Soporte Técnico para identificar la configuración pendiente.

4. Verificar y asignar los profesores a sus materias

Para que los profesores puedan trabajar con sus materias, es necesario que tengan sus usuarios creados y las asignaciones correspondientes.

Verificar que cada profesor tenga un usuario registrado en Edugogo.
Confirmar que tenga asignado el rol de Profesor.
Asignar cada profesor a las materias que impartirá en el grado o período correspondiente.
Verificar que las asignaciones se hayan guardado correctamente.

Importante: La asignación de un profesor a una materia no necesariamente le proporciona acceso a los contenidos, evaluaciones y calificaciones de una sección específica.

Para ello, también debe realizarse la asignación correspondiente dentro del calendario académico.

5. Asignar los profesores a sus secciones dentro del calendario

Una vez asignados los profesores a sus materias, debe verificar que también estén asociados a las secciones que tendrán a su cargo.

Para realizar esta configuración:

Ingresar al calendario académico correspondiente.
Acceder a Organigrama del plantel.
Seleccionar el grado correspondiente.
Ubicar la sección que desea configurar.
Utilizar el botón + para agregar al profesor a la sección de su materia.
Repetir el procedimiento para las demás materias y secciones.
Confirmar que cada profesor esté asignado correctamente.

¿Por qué es importante realizar ambas asignaciones?

En Edugogo, un profesor puede estar registrado y asignado a una materia, pero no tener acceso a las funcionalidades académicas de una sección si no se ha realizado la asignación correspondiente dentro del calendario.

Si un profesor puede ingresar a la plataforma, pero no puede visualizar los contenidos, las evaluaciones o las calificaciones de sus estudiantes, verifique:

Que esté asignado a la materia en el grado o período correspondiente.
Que esté asignado a la sección correspondiente dentro del calendario académico.

Para conocer el procedimiento detallado, consulte:

¿Cómo asignar un profesor a una materia y sección?

6. Configurar y activar el catálogo de programas de la institución

Si su institución desea que los estudiantes consulten los programas académicos disponibles y puedan inscribirse por cuenta propia, debe configurar y activar el catálogo de programas de la institución.

El catálogo permite organizar y presentar al público los programas, cursos y otras ofertas educativas disponibles para inscripción.

Importante: Este paso es necesario para las instituciones que utilizarán la inscripción independiente. Si su institución realizará las inscripciones exclusivamente mediante carga masiva, puede continuar con el paso 7.

6.1. Verificar los requisitos previos

Antes de configurar el catálogo, confirme que:

El programa académico está creado y configurado.
El programa tiene definido su precio y modalidad de pago.
Existe al menos una moneda configurada.
Los métodos de pago correspondientes están configurados.
El calendario académico está activo.
Las fechas de apertura y cierre de inscripciones están configuradas.

6.2. Crear las secciones del catálogo

Las secciones permiten organizar los programas y cursos que se mostrarán al público.

Para crear una sección:

Ingrese al Portal de Administradores de Edugogo.
En el menú lateral, seleccione Catálogo.
Haga clic en + Crear sección.
Configure la información general de la sección:
- Título: Nombre que identificará la sección.
- Descripción: Información que se mostrará al público.
- Columnas: Cantidad de columnas para presentar los programas.
- Orden: Posición en la que aparecerá la sección dentro del catálogo.
Guarde la configuración.

Puede crear una o varias secciones, según la forma en que desee organizar la oferta educativa de su institución.

Importante: Verifique que el título y la descripción estén correctamente redactados, ya que esta información será visible para los visitantes del catálogo.

6.3. Agregar los programas y cursos a cada sección

Después de crear la sección, debe seleccionar los programas o cursos que desea mostrar dentro de ella.

Ingrese a Catálogo.
Seleccione la sección que desea configurar.
Ubique el apartado Programas y cursos.
Haga clic en Agregar.
Seleccione los programas o cursos que desea incluir.
Configure su información de presentación.
Organice el orden en que aparecerán dentro de la sección.
Guarde los cambios.

Repita este procedimiento para agregar los demás programas o cursos que ofrecerá su institución.

Importante: Crear un programa académico no significa que aparecerá automáticamente en el catálogo público. Debe agregarlo a una sección del catálogo y verificar que esté habilitado para mostrarse.

6.4. Revisar la información que verá el público

Antes de activar el catálogo, revise cómo se presentarán los programas a los estudiantes y visitantes.

Verificar que los títulos de las secciones sean correctos.
Revisar las descripciones de las secciones.
Confirmar que los programas y cursos estén agregados a las secciones correspondientes.
Revisar la información pública de cada programa.
Verificar las imágenes y demás elementos de presentación, cuando corresponda.
Organizar el orden de los programas.
Revisar la presentación del catálogo mediante la opción Vista previa.

Recomendación: Utilice títulos y descripciones claros para ayudar a los estudiantes a identificar los programas que ofrece su institución.

6.5. Activar las secciones y los programas del catálogo

Una vez revisada la información, debe habilitar los elementos que desea mostrar al público.

Ingrese a Catálogo.
Verifique que las secciones que desea publicar estén activas.
Ingrese a cada sección y revise los programas y cursos agregados.
Confirme que los programas que desea mostrar estén activos.
Verifique que la información publicada sea correcta.

Importante: Una sección desactivada no aparecerá en la vista pública de programas educativos, aunque tenga programas agregados.

Por eso, es necesario verificar tanto la activación de la sección como la de los programas correspondientes.

6.6. Verificar el catálogo público

Antes de compartir el enlace de inscripción con los estudiantes:

Acceda a la vista pública del catálogo de programas de su institución.
Confirme que las secciones aparezcan correctamente.
Verifique que los programas y cursos estén visibles.
Revise que los títulos, descripciones e imágenes sean correctos.
Confirme que el programa que desea ofrecer esté disponible para inscripción, de acuerdo con la configuración y las fechas establecidas.

¿El programa no aparece en el catálogo?

Verifique que:

El programa haya sido agregado a una sección del catálogo.
La sección esté activa.
El programa esté activo dentro de la sección.
La información del catálogo se haya guardado correctamente.

Si después de realizar estas verificaciones el programa continúa sin aparecer, comuníquese con nuestro equipo de Soporte Técnico.

7. Preparar e inscribir a los estudiantes

Una vez configurada la estructura académica, puede comenzar el proceso de inscripción de estudiantes.

Seleccione la modalidad que corresponda a su institución.

Opción 1. Inscripción independiente por parte del estudiante

Una vez configurado y activado el catálogo de programas de la institución, los estudiantes podrán consultar la oferta educativa disponible y realizar su proceso de inscripción, siempre que el programa tenga habilitadas las condiciones de inscripción y pago correspondientes.

Antes de comenzar, confirme que haya completado la configuración descrita en el paso 6: Configurar y activar el catálogo de programas.

Verifique que:

El catálogo público esté habilitado.
El programa académico aparezca disponible para inscripción.
El calendario correspondiente esté activo.
El período de inscripción se encuentre abierto.
El precio y los métodos de pago estén configurados.
La URL pública del catálogo o programa funcione correctamente.

Una vez completadas estas verificaciones, los estudiantes podrán acceder a la URL de la institución o del programa para realizar su inscripción.

Recomendación: Compruebe que el proceso de inscripción esté disponible antes de compartir el enlace con los estudiantes.

Opción 2. Inscripción mediante carga masiva de estudiantes

Esta modalidad permite registrar estudiantes utilizando una plantilla de carga masiva.

Antes de realizar la carga:

Reunir la información de los estudiantes que serán inscritos.
Verificar el programa y calendario académico correspondientes.
Confirmar el grado o período en el que se inscribirá a los estudiantes.
Verificar las secciones correspondientes.
Descargar o preparar la plantilla de carga masiva.
Completar los campos requeridos.
Revisar que los datos estén completos y correctamente organizados.
Ejecutar la carga masiva.
Revisar los resultados del proceso.
Identificar y corregir los registros que presenten errores.
Confirmar que los estudiantes aparezcan inscritos correctamente.

¿Realizó la carga masiva, pero no funcionó?

Si la carga presenta errores o los estudiantes no aparecen inscritos:

Revise los resultados o mensajes generados durante el proceso.
Verifique que la plantilla utilizada corresponda al formato requerido.
Compruebe que los datos obligatorios estén completos.
Confirme que los estudiantes hayan sido inscritos en el programa, grado y sección correspondientes.

Si el problema continúa, comuníquese con Soporte Técnico y adjunte el mensaje de error, si está disponible.

Importante: Después de realizar una carga masiva, verifique los resultados. No dé por completada la inscripción únicamente porque el archivo haya sido enviado.

8. Verificar el acceso de los profesores

Antes de comenzar las clases, recomendamos realizar una prueba de acceso con los profesores para confirmar que puedan utilizar las funcionalidades académicas correspondientes.

Solicitar al profesor que ingrese al Portal de Profesores.
Confirmar que pueda visualizar su materia y sección.
Verificar que pueda consultar los contenidos de la materia.
Confirmar que pueda visualizar el plan de evaluaciones.
Verificar que pueda consultar los estudiantes inscritos en su sección.
Comprobar que tenga acceso a las calificaciones y funciones correspondientes a su rol.
Repetir la verificación para las demás materias y secciones.

Importante: Los profesores asignados a una materia y sección específica cuentan con funcionalidades adicionales para gestionar las evaluaciones y realizar el seguimiento académico de sus estudiantes.

¿El profesor no puede visualizar los contenidos o evaluaciones?

Verifique primero que esté asignado tanto a la materia como a la sección correspondiente.

Si las asignaciones son correctas y el problema continúa, consulte:

No puedo ver el contenido o las evaluaciones de mi sección. ¿Cómo lo resuelvo?

9. Verificar el acceso de los estudiantes

Después de completar las inscripciones, recomendamos realizar una prueba para confirmar que los estudiantes puedan acceder a su programa académico.

Confirmar que los estudiantes aparezcan inscritos en el programa correspondiente.
Verificar que estén asociados al grado o período correcto.
Confirmar que estén ubicados en la sección correspondiente, cuando aplique.
Verificar que puedan acceder a sus cuentas.
Confirmar que puedan visualizar las materias que les corresponden.
Comprobar que puedan acceder a los contenidos y actividades disponibles.
Verificar que las evaluaciones se encuentren disponibles de acuerdo con su configuración y fechas establecidas.

Recomendación: Realice una prueba con un estudiante de cada grado o sección, cuando sea posible, para identificar inconvenientes antes del inicio de clases.

10. Lista de verificación final antes del inicio de clases

Antes de comenzar las actividades académicas, confirme que se hayan completado los siguientes puntos.

Programa y contenidos

El programa académico está configurado correctamente.
Los grados o períodos y materias están creados.
Los créditos y requisitos académicos están configurados.
Los precios y modalidades de pago están configurados, cuando corresponda.
Los contenidos y evaluaciones están disponibles.
Las ponderaciones de las evaluaciones han sido revisadas.

Calendario académico

El calendario académico está activo.
Las fechas de inicio y finalización de clases son correctas.
Las fechas de inscripción están configuradas.
Las secciones necesarias están creadas.
Cada grado o período tiene su profesor guía asignado.

Profesores

Los profesores tienen sus usuarios activos.
Los profesores están asignados a sus materias.
Los profesores están asignados a sus secciones dentro del calendario.
Los profesores pueden visualizar los contenidos y evaluaciones.
Los profesores pueden consultar los estudiantes de sus secciones.

Catálogo e inscripciones

El catálogo está configurado y habilitado, si se utilizará inscripción independiente.
Los programas están disponibles en el catálogo, cuando corresponda.
Los métodos de pago están configurados, cuando corresponda.
Las inscripciones se realizaron correctamente.
Los estudiantes están asociados a sus programas, grados y secciones.
Los estudiantes pueden acceder a sus cuentas.
Los estudiantes pueden visualizar las materias y actividades correspondientes.

Verificación final

Se han revisado las fechas de las evaluaciones.
Se han realizado pruebas de acceso con profesores.
Se han realizado pruebas de acceso con estudiantes.
Las incidencias detectadas durante la configuración han sido atendidas.

¿Cómo saber si mi institución está lista para comenzar?

Como verificación final, recomendamos realizar pruebas de acceso con profesores y estudiantes.

Prueba con profesores

Seleccione al menos un profesor de cada combinación de materia y sección y confirme que pueda:

Ingresar al Portal de Profesores.
Visualizar su materia y sección.
Consultar los contenidos.
Consultar el plan de evaluaciones.
Visualizar los estudiantes inscritos.

Prueba con estudiantes

Verifique que los estudiantes puedan:

Ingresar a sus cuentas.
Visualizar el programa en el que están inscritos.
Acceder a las materias correspondientes.
Consultar los contenidos y actividades disponibles.

Si estas comprobaciones se completan correctamente y no existen incidencias pendientes que impidan el desarrollo de las actividades, su institución estará mejor preparada para comenzar el período académico.

¿Necesita ayuda durante la configuración?

Si presenta inconvenientes durante la creación del programa, la activación del calendario, la configuración del catálogo, la inscripción de estudiantes o la asignación de profesores, puede comunicarse con nuestro equipo de Soporte Técnico.

Al enviar su solicitud, incluya:

Nombre de la institución.
Programa académico.
Grado o período y sección, si corresponde.
Descripción del inconveniente.
Capturas de pantalla o mensajes de error, si están disponibles.

Esta información permitirá que nuestro equipo revise su caso y le brinde orientación.

¿No pudo resolver su problema y aún necesita ayuda?

Comuníquese con nosotros.

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